5 trucos infalibles para lograrlo

El correo electrónico lleva entre nosotros desde los principios de internet. Es una herramienta simple, fácil de usar y sirve muy bien a su propósito. Y aunque, hoy en día, estén más de moda aplicaciones como WhatsApp, Telegram o Discord, seguimos usando el correo electrónico prácticamente a diario. De ahí que, en muchas ocasiones, cueste mantener la bandeja de Gmail a cero. Cada pocos minutos entra un mensaje nuevo.

Pero todo tiene solución. Y si hablamos de poner a raya el correo electrónico, hay muchas cosas que puedes hacer. Tanto si recibes una docena al día como si tienes miles de correos en tu bandeja de entrada, hay muchos trucos para limpiar tu bandeja y convertirla en un espacio en el que encontrar mensajes útiles en vez de acumularlos sin ton ni son. Todo es cuestión de práctica y de cambiar algunos hábitos.

En primer lugar, para dejar tu bandeja de Gmail a cero tienes que ver la bandeja de entrada como un lugar de paso para tus mensajes. No un destino definitivo. Vamos, que los mensajes que quieras guardar, no conviene mantenerlos en la bandeja de entrada. El resto, a la Papelera. Y en lugar de abandonar tus mensajes en la bandeja, utiliza las etiquetas. Lo que en otras aplicaciones de correo electrónico se conoce como carpetas. Eso para empezar. A partir de ahí, veamos cinco trucos para limpiar tu bandeja de Gmail.

Elimina mensajes inútiles de un plumazo

Empecemos por una solución drástica que logra buenos resultados. La primera fase de limpieza para dejar tu bandeja de Gmail a cero debería consistir en borrar aquellos mensajes que consideras que ya no te servirán para nada. Vamos, que guardarlos no es una opción porque la información que aportan ha quedado obsoleta. Normalmente, suelen ser correos no solicitados y que no han ido a parar a la bandeja de correos no deseados. O pueden ser decenas de mensajes que recibimos a modo de notificaciones o avisos de acciones que hemos realizado con otras aplicaciones o servicios de internet.

Puedes acabar con decenas de mensajes de una tajada. De varias maneras. Una de ellas, bastante obvia, consiste en destacar solamente los mensajes no leídos. Para ello puedes introducir el comando is:unread in:inbox en el cuadro de búsqueda de Gmail. Luego tendrás que seleccionar los mensajes que vas a borrar. Si todos los mensajes que veas lo son, pulsa o haz clic en el botón de Seleccionar todo. Si prefieres ser más selectivo, ve pulsando o haciendo clic en cada casilla para marcar qué mensajes vas a mandar a la Papelera.

Correos antiguos a la Papelera

Entre los mensajes o correos que podemos considerar inútiles hay un grupo concreto. Son aquellos mensajes que recibiste hace meses. Puede que todavía no los hayas abierto. Pero no ha pasado nada. Si realmente eran importantes, te habrán vuelto a escribir. Y de no ser así, tan importantes no serían. Con los filtros de Gmail puedes ver solamente determinados tipos de correos en tu bandeja de entrada. Y así dejar tu bandeja de Gmail a cero. Por ejemplo, aquellos que tienen archivos adjuntos. O, en el caso que nos ocupa, es posible ver solo los mensajes con cierta antigüedad. Luego solo tendrás que seleccionarlos y eliminarlos. Aunque también puedes leerlos y/o guardarlos.

Para filtrar los mensajes recibidos por antigüedad, desde web tendrás que hacer clic en Cualquier fecha y elegir un rango de tiempo. Por ejemplo, Más de un mes o Más de 6 meses. Desde Android, iPhone y iPad, utiliza el comando older_than indicando la antigüedad que buscas. Puede ser por días, meses o años. Por ejemplo, older_than:6m para correos de seis o más meses. Otro ejemplo, older_than:1y para correos que recibiste hace más de un año. Recuerda acompañarlo del comando in:inbox para mostrar solo los mensajes de la bandeja de entrada.

Divide y vencerás

La bandeja de entrada de Gmail es una. Pero, de un tiempo a esta parte, puedes dividirla en varias bandejas. Con ayuda de las categorías. Existen tres categorías: Social, Notificaciones y Foros. Activándolas, en vez de ver todos los mensajes recibidos en una sola bandeja, Gmail clasificará esos mensajes según correspondan. Así te será más fácil hacerles frente y dejar tu bandeja de Gmail a cero. Así, según qué tipo de mensajes quieras leer, podrás filtrarlos con esas categorías.

El inconveniente de usar las categorías en Gmail es que no siempre acierta clasificando los mensajes recibidos. De manera que, en ocasiones, un mensaje importante puede acabar en Social o en Notificaciones. Para ayudarle a clasificar mejor, solo tienes que mover esos mensajes a su correspondiente bandeja. Por lo demás, puedes activar y desactivar las categorías siempre que quieras. 

En la versión Android, para activar y desactivar las categorías tendrás que ir a Ajustes, entrar en tu cuenta y luego entrar en Categorías de la bandeja de entrada y activar las que necesites. En iPhone y iPad, desde Ajustes, toca Personalizaciones de la bandeja de entrada y luego Categorías de la bandeja de entrada. Y desde la web, ve a Configuración > Ver todos los ajustes > Recibidos > Categorías.

Convierte tus mensajes en recordatorios

Además de eliminar o archivar un mensaje de correo electrónico, otra manera de deshacerte de un correo electrónico consiste en reenviártelo de nuevo en el futuro. Lo que se conoce como Posponer. Con esta función te será muy fácil dejar tu bandeja de Gmail a cero. Al menos hasta que ese mensaje pospuesto vuelva a aparecer en tu bandeja.

La función Posponer sirve para que un mensaje que has recibido, desaparezca de la bandeja de entrada. Y vuelva a aparecer como un nuevo mensaje recibido cuando tú lo hayas programado. Solo tienes que mantener presionado el correo, tocar el menú desplegable y elegir la opción Posponer. Podrás elegir cuándo volverás a ver ese mensaje: hoy más tarde, mañana, esta semana, este fin de semana, la próxima semana o en una fecha personalizada por ti mismo. 

Así podrás convertir mensajes en recordatorios para asistir a reuniones, acabar tareas o recordar que tienes que hacer algo en cierto momento. Un buen complemento o sustituto del calendario o de las listas de recordatorios tradicionales. ¿Y cómo saber si tienes mensajes o correos pospuestos? Puedes encontrarlos con el comando in:snoozed en la barra de búsquedas de Gmail.

¿Necesitas recibir todos esos boletines?

Hemos visto cuatro trucos que sirven para limpiar tu bandeja de entrada y así dejar tu bandeja de Gmail a cero. Pero, si recibes muchos mensajes a diario, tal vez debas ponerles freno de alguna manera. Es decir, que además de procesar los correos que recibes, deberías reducir la cantidad de mensajes que llegan a ti. Por ejemplo, desactivando las notificaciones por correo de algunas apps y servicios. O dejando de recibir boletines. Un formato de contenido muy apetecible, pero que, mal empleado, puede llenar tu bandeja de Gmail de boletines que nunca vas a leer.

Cuando abras un mensaje de correo que corresponde a un boletín, verás un indicativo de Darse de baja. Si haces clic en él, o lo pulsas en tu teléfono o tableta, harás que Gmail envíe un mensaje a ese boletín pidiendo que no te envíen más mensajes. Así te será más rápido darte de baja que si tuvieras que buscas tú mismo la dirección de bajas y escribir un mensaje de cero.